Thủ tục hòa giải tranh chấp đất đai tại UBND cấp xã

     Trình tự, thủ tục hòa giải tranh chấp đất đai tại UBND xã được quy định tại Điều 202  Luật Đất đai 2013 và được cụ thể hóa tại Điều 88 Nghị định 43/2014/NĐ-CP về hướng dẫn thi hành Luật đất đai như sau:
Bước 1: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ tranh chấp đất đai
     Về hồ sơ yêu cầu giải quyết tranh chấp đất đai: Pháp luật không quy định cụ thể hồ sơ yêu cầu giải quyết tranh chấp đất đai tại UBND cấp xã phải có những loại giấy tờ bắt buộc. Tuy nhiên trên thực tế, về cơ bản hồ sơ yêu cầu giải quyết tranh chấp đất đai phải bao gồm:
+ Đơn yêu cầu giải quyết tranh chấp đất đai, kèm theo các tài liệu, chứng cứ khác (nếu có) như: Biên bản hòa giải tranh chấp đất đai ở cơ sở;
+ Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (các loại giấy tờ theo quy định tại Điều 100 của Luật đất đai 2013 nếu có);
+ Trích lục thửa đất;
+ Giấy tờ mua bán, sang nhượng đất; hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất;
+ Giấy Chứng minh nhân dân của người yêu cầu…
Bước 2: Sau khi nhận được đơn yêu cầu giải quyết tranh chấp đất đai  và tài liệu, chứng cứ kèm theo (nếu có)
UBND cấp xã có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
     Thứ nhất, phải tiến hành thẩm tra, xác minh tìm hiểu nguyên nhân phát sinh tranh chấp, thu thập giấy tờ, tài liệu có liên quan do các bên cung cấp về nguồn gốc đất, quá trình sử dụng đất và hiện trạng sử dụng đất.
Đây là một thủ tục bắt buộc phải thực hiện nhằm mục đích đảm bảo cho việc hòa giải mang lại hiệu quả và có tính thuyết phục cao. Công việc này do cán bộ địa chính tham mưu thực hiện (thông thường địa chính sẽ tham mưu giúp Chủ tịch UBND xã ban hành Quyết định thành lập Tổ xác minh, thành phần từ 3 đến 5 người gồm có công chức địa chính, tư pháp, công an, Trưởng xóm/Tổ trưởng Tổ dân phố hoặc các thành viên khác, do từng địa phương quyết định, không quy định bắt buộc).
     Sau khi tiến hành thẩm tra, xác minh về, Tổ xác minh có trách nhiệm phải lập báo cáo kết quả thẩm tra, xác minh nội dung tranh chấp đất đai gửi Chủ tịch UBND xã hoặc Phó Chủ tịch UBND xã (người phụ trách hòa giải tranh chấp đất đai).
Nội dung báo cáo có các nội dung chủ yếu sau:
- Xác định rõ quan hệ tranh chấp mà các bên yêu cầu giải quyết là gì: ai tranh chấp với ai (cá nhân với cá nhân hay hộ gia đình tranh chấp, lưu ý phân biệt vì hệ quả pháp lý khác nhau); diện tích, loại đất tranh chấp, yêu cầu của nguyên đơn, yêu cầu của bị đơn.
 - Nguồn gốc và quá trình sử dụng.
- Thông tin hồ sơ địa chính qua các thời kỳ (tờ bản đồ, diện tích, loại đất, sổ mục kê, sổ đăng ký ruộng đất, sổ địa chính…).
- Hiện trạng sử dụng đất đang tranh chấp (phải kiểm tra hiện trường, lưu ý thủ tục kiểm tra hiện trường phải đảm bảo chặt chẽ, đúng quy định); so sánh thông tin địa chính qua các thời kỳ và phải có lý giải sự biến động (nếu có).
- Nguyên nhân và diễn biến phát sinh tranh chấp và kết quả hòa giải ở cơ sở, tự hòa giải.
- Tình trạng sử dụng đất hiện nay của các bên tranh chấp (hoàn cảnh về đất ở, đất sản xuất của các bên tranh chấp).
     Thứ hai, thành lập Hội đồng hòa giải tranh chấp đất đai để thực hiện hòa giải.
Theo quy định tại Luật Đất đai năm 2013 thì thành phần Hội đồng hòa giải tranh chấp đất đai tại UBND cấp xã gồm:

• Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân là Chủ tịch Hội đồng;

• Đại diện Ủy ban Mặt trận Tổ quốc xã, phường, thị trấn; tổ trưởng tổ dân phố đối với khu vực đô thị;

• Trưởng thôn, ấp đối với khu vực nông thôn;

• Đại diện của một số hộ dân sinh sống lâu đời tại xã, phường, thị trấn biết rõ về nguồn gốc và quá trình sử dụng đối với thửa đất đó;

• Cán bộ địa chính, cán bộ tư pháp xã, phường, thị trấn.

     Tùy từng trường hợp cụ thể, có thể mời đại diện Hội Nông dân, Hội Phụ nữ, Hội Cựu chiến binh, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh.
     Thứ ba, tổ chức cuộc họp hòa giải có sự tham gia của các bên tranh chấp, thành viên Hội đồng hòa giải tranh chấp đất đai và người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan.
     Trước khi tổ chức cuộc họp hòa giải, UBND cấp xã phải gửi thư mời đến tất cả các bên tranh chấp và thành viên tổ hòa giải. Và việc hòa giải chỉ được tiến hành khi các bên tranh chấp đều có mặt. Trường hợp, tại cuộc họp hòa giải có một bên tranh chấp hoặc người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan vắng mặt thì phải hoãn cuộc họp hòa giải và tổ chức lại cuộc họp hòa giải lần thứ hai. Việc hoãn cuộc họp hòa giải phải lập thành biên bản và ghi rõ lý do hoãn cuộc họp. Trường hợp một trong các bên tranh chấp vắng mặt đến lần thứ hai thì được coi là việc hòa giải không thành.
Bước 3: Lập biên bản hòa giải khi giải quyết tranh chấp
    Kết quả hòa giải tranh chấp đất đai phải được lập thành biên bản, gồm có các nội dung:

• Thời gian và địa điểm tiến hành hòa giải;

• Thành phần tham dự hòa giải;

• tóm tắt nội dung tranh chấp thể hiện rõ về nguồn gốc, thời điểm sử dụng đất đang tranh chấp, nguyên nhân phát sinh tranh chấp (theo kết quả xác minh, tìm hiểu);

• Ý kiến của Hội đồng hòa giải tranh chấp đất đai;

• Những nội dung đã được các bên tranh chấp thỏa thuận, không thỏa thuận.

     Biên bản hòa giải phải có chữ ký của Chủ tịch Hội đồng, các bên tranh chấp có mặt tại buổi hòa giải, các thành viên tham gia hòa giải và phải đóng dấu của UBND cấp xã; đồng thời phải được gửi ngay cho các bên tranh chấp và lưu tại UBND cấp xã.
      Trường hợp, sau khi thông qua biên bản hòa giải mà một trong các bên tranh chấp không đồng ý ký tên vào biên bản hòa giải thì phải lập biên bản để lưu vào hồ sơ giải quyết tranh chấp đất đai.
     Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày lập biên bản hòa giải thành mà các bên tranh chấp có ý kiến bằng văn bản khác với nội dung đã thống nhất trong biên bản hòa giải thành thì Chủ tịch UBND cấp xã tổ chức lại cuộc họp Hội đồng hòa giải để xem xét giải quyết đối với ý kiến bổ sung và phải lập biên bản hòa giải thành hoặc không thành.
* Giải quyết trong trường hợp hòa giải thành:
     Trường hợp hòa giải thành mà có thay đổi hiện trạng về ranh giới sử dụng đất, chủ sử dụng đất thì UBND cấp xã gửi biên bản hòa giải thành đến cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy định:
+ Đối với trường hợp hòa giải thành mà có thay đổi hiện trạng về ranh giới, người sử dụng đất thì UBND cấp xã gửi biên bản hòa giải đến Phòng Tài nguyên và Môi trường đối với trường hợp tranh chấp đất đai giữa hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư với nhau; gửi đến Sở Tài nguyên và Môi trường đối với các trường hợp khác.
+ Phòng Tài nguyên và Môi trường, Sở Tài nguyên và Môi trường trình UBND cùng cấp quyết định công nhận việc thay đổi ranh giới thửa đất và cấp mới Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
* Giải quyết trong trường hợp hòa giải không thành:
     Trường hợp hòa giải không thành hoặc sau khi hòa giải thành mà có ít nhất một trong các bên thay đổi ý kiến về kết quả hòa giải thì UBND cấp xã lập biên bản hòa giải không thành và hướng dẫn các bên tranh chấp gửi đơn đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp tiếp theo.
* Nội dung tổ chức cuộc họp hòa giải:
Pháp luật Việt Nam qua các thời kỳ chưa có quy định về nội dung tổ chức một cuộc hòa giải tranh chấp đất đai ở cấp xã. Sở dĩ pháp luật không quy định rõ về vấn đề này là bởi lẽ: mỗi cuộc hòa hòa giải, người hòa giải phải  căn cứ vào tình hình thực tế ở từng địa phương, vào điều kiện, hoàn cảnh cụ thể của việc tranh chấp hoặc tùy thuộc vào năng lực chuyên môn, nghiệp vụ, kinh nghiệm, năng khiếu hòa giải, thuyết phục của từng thành viên hòa giải sẽ quyết định buổi hòa giải sẽ diễn ra như thế nào? kết quả ra sao?
Từ thực tiễn cho thấy, nội dung của buổi hòa giải thường có những nội dung cơ bản sau:
Thứ nhất, chuẩn bị cho buổi hòa giải, công chức địa chính tham mưu giúp UBND cấp xã chuẩn bị việc hoà giải tranh chấp đất đai bao gồm:

• Nghiên cứu nội dung vụ việc tranh chấp; chứng cứ của các bên đương sự đối chiếu với các quy định của pháp Luật Đất đai và những tài liệu, hồ sơ, sổ sách địa chính, bản đồ địa chính về thửa đất tranh chấp do UBND cấp xã quản lý để xây dựng phương án hoà giải;

•  Lập kế hoạch, thời gian, địa điểm, thành phần và các phương tiện vật chất cần thiết phục vụ việc hoà giải tranh chấp đất đai;

• Gửi giấy mời cho các thành viên tham gia buổi hoà giải;

• Thông báo hoặc gửi giấy triệu tập đến các bên đương sự

`Thứ hai, các thành phần tham gia cuộc họp hòa giải
     Chủ thể theo quy định phải có mặt trong buổi hòa giải gồm có: Hội đồng hòa giải (Chủ tịch Hội đồng hòa giải; Ủy ban Mặt trận Tổ quốc; công chức Địa chính; công chức Tư pháp; Tổ trưởng Tổ dân phố hoặc Trưởng xóm/Trưởng thôn, ấp, bản; đại diện một số hộ dân sống lâu đời tại nơi đất tranh chấp; các bên tranh chấp (nguyên đơn, bị đơn). Chủ thể tùy thuộc vào vụ việc: Đại diện Hội Nông dân, Hội Phụ nữ; Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh; Hội Cựu chiến binh (tùy thuộc vào chủ thể tranh chấp là ai phụ nữ, thanh niên, nông dân hay cựu chiến binh thì sẽ là chủ thể của cuộc hòa giải đó). Trên thực thế, một số nơi còn mở rộng mời thêm một số chủ thể sau: người làm chứng, người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan.
Thứ ba, chương trình hòa giải
     Thông thường Chủ tịch Hội đồng hòa giải sẽ chủ trì cuộc hòa giải; đề xuất lấy ý kiến thành viên HĐHGTCĐĐ quyết định cử một thành viên của Hội đồng làm thư ký ghi chép nội dung cuộc hòa giải (Biên bản hòa giải), thực tế cho thấy cán bộ địa chính sẽ phụ trách việc này (do là bộ phận chuyên môn, tham mưu giải quyết vụ việc).
     Các thành phần tham gia hòa giải sẽ được nghe công chức bộ địa chính thông qua bản báo cáo nội dung sự việc đã chuẩn bị trước đó (mỗi thành phần tham gia hòa giải sẽ được cung cấp một bản báo cáo để nghiên cứu, điều này tùy thuộc vào từng nơi hòa giải). Thành viên Hội đồng hòa giải sẽ bằng các biện pháp, nghiệp vụ của mỗi thanh viên sẽ tiến hành giải thích, động viên, thuyết phục, vận động … hai bên đương sự đồng ý với phương án mà Hội đồng hòa giải đã cùng thống nhất đưa ra trước đó.
     Qua thực tế cho thấy, thường các cuộc hòa giải thành phụ thuộc rất nhiều vào phương án hòa giải mà Hội đồng hòa giải đưa ra (phương án càng tối ưu thì càng dễ thuyết phục hòa giải thành); khi các phương án đưa ra nghiêng về lợi ích của một bên, thì buổi hòa giải đó sẽ không hòa giải thành.